Krankenstand und Ausfallzeiten in den Dienstplan einrechnen

Warum die Sollbesetzung nie die ganze Wahrheit ist

Die Besetzungsplanung beantwortet, wie viele Personen mit welcher Qualifikation zu welcher Stunde gebraucht werden – wie dieses Soll entsteht, beschreibt der Beitrag Personalbedarf richtig ermitteln. Zwischen diesem Soll und der Personalstärke liegt aber eine zweite Rechnung, die häufig übersprungen wird: Eine Vollkraft steht nicht das ganze Jahr zur Verfügung. Sie hat Urlaub, sie wird krank, sie geht auf Fortbildung, und im Schichtbetrieb kommen Ersatzruhetage für Feiertagsarbeit hinzu.

Wird dieser Unterschied nicht eingeplant, entsteht ein Plan, der rechnerisch aufgeht und praktisch nie hält. Die Folge ist bekannt: Jede Krankmeldung wird zum Notfall, Mehrarbeit wird zur Regel, die Stundenkonten wachsen – und die Kosten steigen genau dort, wo sie am teuersten sind, nämlich in kurzfristig angeordneter Zusatzarbeit. Der Unterschied zwischen einem knappen und einem realistischen Plan ist keine Frage der Planungsdisziplin, sondern eine Frage der Divisorwahl.

Von der vertraglichen zur Netto-Jahresarbeitszeit

Die Rechnung beginnt beim Jahressoll und zieht ab, was nicht am Arbeitsplatz verbracht wird. Das folgende Beispiel geht von einer 38,5-Stunden-Woche aus; ein Arbeitstag entspricht damit 7,7 Stunden.

Aus diesen beiden Zahlen ergeben sich die zwei Kennwerte, mit denen weitergearbeitet wird. Die Ausfallquote ist der Anteil der nicht verfügbaren Zeit am Jahressoll: (2.007 − 1.576) ÷ 2.007 = 21,5 Prozent. Der Personalfaktor ist ihr Kehrwert als Multiplikator: 2.007 ÷ 1.576 = 1,27. Anders gesagt: Für jede rechnerisch benötigte Vollkraft sind 1,27 Vollkräfte einzustellen, damit der Plan über das Jahr trägt.

Der 24/7-Fall: warum ein Arbeitsplatz 5,6 Personen braucht

Bei durchgehender Besetzung lässt sich die Rechnung besonders klar führen, weil der Bruttobedarf feststeht: Ein rund um die Uhr besetzter Arbeitsplatz verlangt 8.760 Stunden im Jahr. Geteilt durch die Netto-Jahresarbeitszeit von 1.576 Stunden ergibt das 5,6 Vollkräfte – nicht die drei, die man beim Blick auf drei Schichten vermutet, und auch nicht die 4,4, die sich aus dem vertraglichen Jahressoll ergäben.

Der Abstand zwischen 4,4 und 5,6 ist der gesamte Konflikt in einer Zahl. Er beschreibt exakt jene 1,2 Vollkräfte, die in unterbesetzten Betrieben durch Mehrarbeit, Springerdienste und Urlaubssperren ersetzt werden. Wer in eine Personalbedarfsdiskussion geht, hat mit dieser Gegenüberstellung ein belastbares Argument – vorausgesetzt, die Abzüge stammen aus den eigenen Daten.

Die Krankenstandszahlen 2025 richtig lesen

Für den Krankheitsabzug greifen viele Betriebe zum Bundesdurchschnitt. Das ist als Startwert vertretbar, führt aber regelmäßig zu Verwirrung, weil die veröffentlichten Zahlen deutlich auseinandergehen.

Die Spannweite von 18,5 bis 23,9 Tagen ist kein Widerspruch, sondern eine Folge unterschiedlicher Versichertenstrukturen: Kassen mit hohem Anteil an Angestellten in Büroberufen weisen niedrigere Werte aus als Kassen mit vielen Beschäftigten in körperlich belastenden Branchen. Für die eigene Planung heißt das: Der Bundesdurchschnitt taugt als Plausibilitätsprüfung, nicht als Planwert. Ein Pflegeheim, eine Fertigung im Dreischichtbetrieb und eine Verwaltung haben unterschiedliche Ausfallprofile – auch bei identischer Betriebsgröße.

Bemerkenswert ist die Stabilität: Der Krankenstand lag 2025 mit 5,4 Prozent auf demselben Niveau wie 2024, die Fehltage gingen minimal von 19,7 auf 19,5 zurück. Seit 2022 bewegt sich der Wert auf historisch hohem Niveau. Wer seine Planung noch auf Erfahrungswerten aus der Zeit davor aufbaut, rechnet mit einem Ausfall, den es so nicht mehr gibt.

Wo die Reserve hingehört

Steht die Quote, folgt die eigentliche Entscheidung: Wie wird die Lücke abgedeckt? Drei Wege sind gebräuchlich, und sie unterscheiden sich weniger in den Kosten als darin, wo die Belastung landet.

In der Praxis wirkt eine Kombination am besten: eine kleine, feste Reserve für den planbaren Anteil des Ausfalls – Urlaub und Fortbildung sind vollständig vorhersehbar – und ein Ausschreibungsweg für den unvorhersehbaren Teil. Was dabei nicht funktioniert, ist die stillschweigende vierte Variante: Ausfälle über Mehrarbeit der Anwesenden auffangen. Sie erhöht die Stundenkonten, macht die Kosten unsichtbar und erzeugt genau die Belastung, aus der die nächste Krankmeldung entsteht.

Was die Software dafür liefern muss

Die Rechnung selbst ist einfach; schwierig ist, sie mit belastbaren Zahlen zu füllen. Vier Funktionen entscheiden darüber, ob die Ausfallquote ein gepflegter Wert bleibt oder nach zwei Quartalen im Sande verläuft:

• Abwesenheiten und Dienstplan in einem Datenstand, damit Urlaub, Krankheit und Fortbildung nicht in einer Nebenliste geführt werden.
• Auswertung der Abwesenheitsstunden je Team und Zeitraum, nicht nur je Person – die Quote ist eine Teamgröße.
• Sichtbare Unterdeckung im Plan, sobald die Sollbesetzung nicht erreicht ist, statt einer Entdeckung am Schichtbeginn.
• Offene Schichten mit Rückmeldung über eine App, damit die Ausschreibung nicht in einer Telefonkette endet – wie das im Ablauf aussieht, zeigt der Beitrag Schichtübergabe digitalisieren.

Aplano deckt diese vier Punkte ab: Abwesenheiten und Urlaubskonten laufen gemeinsam mit Dienstplan und Zeiterfassung in einer Oberfläche, Unterdeckungen sind im Planer sichtbar, offene Schichten werden über die Mitarbeiter-App ausgeschrieben, und Auswertungen lassen sich je Standort exportieren. Zeiterfassung, offene Schichten sowie Auswertungen und Exporte gehören zum Pro-Tarif mit 4,50 € je Mitarbeiter und Monat netto; der Einstieg beginnt bei 0,50 € im Core-Tarif. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Für sehr große Organisationen mit eigener Bedarfsprognose kommen ergänzend Shyftplan oder Quinyx in die Prüfung; die Einordnung aller Systeme steht im Software-Vergleich, die Preislogik auf der Seite Kosten.

Zwei Grenzen der Ausfallauswertung

Die erste ist datenschutzrechtlich. Der Grund einer Krankmeldung ist ein Gesundheitsdatum im Sinne des Art. 9 DSGVO und gehört weder in den Dienstplan noch in eine Auswertung. Erfasst und ausgewertet wird die Abwesenheit als solche, nicht ihre Ursache. Auch die Auswertungsebene ist eine Entscheidung: Für die Bedarfsrechnung genügen Team- und Zeitraumsummen; personenbezogene Krankenstandsranglisten liefern keinen zusätzlichen Planungswert, erzeugen aber ein erhebliches Risiko.

Die zweite Grenze ist betriebsverfassungsrechtlich. Ein System, das geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, unterliegt in Betrieben mit Betriebsrat der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – unabhängig davon, ob eine Überwachung beabsichtigt ist. Auch die Verteilung der Arbeitszeit und ihre vorübergehende Verlängerung sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG mitbestimmungspflichtig; eine Reserve, die über Mehrarbeit abgedeckt wird, berührt das unmittelbar. Wie sich das praktisch regeln lässt, beschreibt der Beitrag Dienstplanung und Betriebsrat. Die arbeitszeitrechtlichen Grenzen – Höchstarbeitszeit nach § 3, Pausen nach § 4, elf Stunden Ruhezeit nach § 5 ArbZG – gelten für jede Vertretung genauso wie für den Grundplan; sie ordnet die Seite Rechtslage ein.