Was Sonderurlaub rechtlich ist
Der Begriff „Sonderurlaub" ist ein Sammelbegriff der Praxis, kein Rechtsbegriff. Mit Urlaub im Sinne des Bundesurlaubsgesetzes hat er nichts zu tun: Der gesetzliche Erholungsurlaub bleibt unberührt, Sonderurlaubstage werden nicht vom Urlaubskonto abgezogen. Gemeint ist eine Freistellung von der Arbeitspflicht aus einem persönlichen Grund – bezahlt, wenn § 616 BGB oder eine vertragliche Regelung greift, sonst unbezahlt.
§ 616 BGB stellt drei Bedingungen auf. Der Verhinderungsgrund muss in der Person der beschäftigten Person liegen, sie darf ihn nicht verschuldet haben, und die Verhinderung darf nur eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit dauern. Was „nicht erheblich" bedeutet, hängt vom Einzelfall ab; in der Rechtsprechung und in Tarifverträgen bewegt sich der Rahmen bei einzelnen Tagen, nicht bei Wochen. Ein verpasster Zug ist kein Anlass, ein Todesfall in der Kernfamilie schon.
Welche Anlässe kommen infrage – und wie viele Tage?
Weil das Gesetz schweigt, stammt die folgende Übersicht aus tariflichen Regelungen und verbreiteter betrieblicher Praxis. Sie ist ein Orientierungsrahmen, kein Anspruch: Maßgeblich ist immer die Regelung, die für das konkrete Arbeitsverhältnis gilt.
| Anlass | Üblicher Umfang | Typische Voraussetzung |
|---|---|---|
| Eigene Eheschließung oder Verpartnerung | 1 bis 2 Tage | Nachweis über die Urkunde |
| Niederkunft der Ehefrau oder Lebenspartnerin | 1 Tag | Geburtsurkunde oder Bescheinigung |
| Tod von Ehe- oder Lebenspartner, Kind, Elternteil | 1 bis 3 Tage | Verwandtschaftsgrad, oft gestaffelt |
| Tod von Großeltern, Geschwistern, Schwiegereltern | 1 Tag | häufig nur bei Teilnahme an der Bestattung |
| Umzug aus betrieblichem Anlass | 1 Tag | Veranlassung durch den Betrieb, nicht privat |
| Schwere Erkrankung einer im Haushalt lebenden Person | 1 Tag im Kalenderjahr | ärztliche Bescheinigung, keine andere Betreuung möglich |
| Arztbesuch oder Behördengang | Dauer der Verhinderung | nur, wenn außerhalb der Arbeitszeit nicht möglich |
| Dienst- oder Arbeitsjubiläum | 1 Tag | rein tariflich oder betrieblich |
Der öffentliche Dienst ist hier am klarsten geregelt: § 29 TVöD listet die Anlässe der Arbeitsbefreiung mit fester Tageszahl auf. Privatwirtschaftliche Tarifverträge folgen oft einem ähnlichen Muster. Wo weder Tarif noch Vertrag etwas sagt und § 616 BGB nicht ausgeschlossen ist, entscheidet die Auslegung des Einzelfalls – mit dem praktischen Ergebnis, dass Betriebe ihre Handhabung besser selbst schriftlich festlegen, als sie jedes Mal neu zu verhandeln.
Was nicht unter Sonderurlaub fällt
Drei Fälle werden regelmäßig verwechselt, obwohl sie eigene Rechtsgrundlagen haben.
Erkrankung des eigenen Kindes. Ist § 616 BGB nicht ausgeschlossen, kann er für kurze Zeiträume greifen. Ist er ausgeschlossen – der Regelfall in vielen Verträgen –, besteht Anspruch auf unbezahlte Freistellung nach § 45 Abs. 3 SGB V, und die gesetzliche Krankenkasse zahlt Kinderkrankengeld. Die Zahl der Kinderkrankentage wurde in den vergangenen Jahren mehrfach geändert; der jeweils geltende Umfang gehört vor der Zusage geprüft.
Kurzzeitige Arbeitsverhinderung zur Pflege. § 2 PflegeZG gibt Beschäftigten das Recht, bis zu zehn Arbeitstage der Arbeit fernzubleiben, wenn für einen nahen Angehörigen in einer akut aufgetretenen Pflegesituation eine bedarfsgerechte Pflege zu organisieren ist. Das ist ein eigener Anspruch, kein Sonderurlaub – die Vergütungsfrage richtet sich nach § 616 BGB oder dem Pflegeunterstützungsgeld.
Freistellung nach der Geburt. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf eine mehrtägige bezahlte Freistellung für den zweiten Elternteil gibt es in Deutschland weiterhin nicht. Das viel diskutierte Familienstartzeitgesetz ist über den Entwurfsstand nicht hinausgekommen und im aktuellen Koalitionsvertrag nicht mehr enthalten (Stand September 2026). Bis auf Weiteres bleibt es beim üblichen einen Tag aus Tarif- oder Arbeitsvertrag – zusätzlich zur Elternzeit nach dem BEEG.
Sonderurlaub im Dienstplan: fünf Festlegungen
Für die Planung ist Sonderurlaub deshalb schwierig, weil er kurzfristig auftritt, selten vorhersehbar ist und anders verrechnet wird als Urlaub. Fünf Punkte gehören vorab geklärt, nicht im Einzelfall.
| Frage | Regelungsbedarf | Wirkung im Plan |
|---|---|---|
| Welche Anlässe, wie viele Tage? | Liste in Betriebsvereinbarung oder Personalhandbuch | keine Einzelfallverhandlung bei jedem Antrag |
| Bezahlt oder unbezahlt? | Prüfung, ob § 616 BGB ausgeschlossen ist | entscheidet über Gutschrift der Sollstunden |
| Welcher Nachweis? | Urkunde, Bescheinigung, Traueranzeige | Freigabe erst nach Vorlage oder nachträglich |
| Wer genehmigt? | Führungskraft, Vertretung im Abwesenheitsfall | keine offenen Anträge bei kurzfristigen Anlässen |
| Wie wird ersetzt? | Springer, Tausch, Reduktion der Besetzung | verbindlicher Weg statt Telefonrunde |
Die zweite Zeile ist die folgenreichste. Bezahlter Sonderurlaub bedeutet, dass die für diesen Tag geplanten Sollstunden gutgeschrieben werden – das Zeitkonto bleibt unberührt, es entstehen keine Minusstunden. Unbezahlte Freistellung reduziert dagegen die Sollzeit, und wer sie im System als „frei" bucht statt als eigene Abwesenheitsart, verfälscht damit die Auswertung im Folgemonat.
Zuschläge, Krankheit und Kollisionen
Fällt der Sonderurlaub auf einen Tag mit Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsdienst, richtet sich die Behandlung der Zuschläge nach der jeweiligen Vergütungsregelung. Steuerfrei nach § 3b EStG sind Zuschläge nur für tatsächlich geleistete Arbeit zu den begünstigten Zeiten – eine Freistellung erfüllt diese Voraussetzung nicht. Ob und in welcher Höhe ein Ausgleich gezahlt wird, ergibt sich aus Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung, nicht aus dem Steuerrecht.
Erkrankt eine Person während eines bewilligten Sonderurlaubs, gelten die allgemeinen Regeln der Entgeltfortzahlung; anders als beim Erholungsurlaub gibt es keine gesetzliche Nachgewährung von Sonderurlaubstagen. Und wenn mehrere Anträge auf denselben Tag fallen, entscheidet nicht die Reihenfolge des Eingangs, sondern die Besetzungsgrenze – dieselbe Logik wie bei der Urlaubsvergabe, die der Beitrag zur Urlaubssperre ausführt.
Abbildung in der Dienstplansoftware
Technisch ist Sonderurlaub eine eigene Abwesenheitsart mit vier Eigenschaften: bezahlt oder unbezahlt, mit oder ohne Nachweispflicht, mit definierter Höchstdauer je Anlass und mit einer festgelegten Wirkung auf Soll- und Zeitkonto. Wer stattdessen mit einer allgemeinen Kategorie „sonstige Abwesenheit" arbeitet, verliert genau die Auswertung, die im Folgejahr die Frage beantwortet, wie oft der Fall überhaupt eintritt.
Fünf Anforderungen ergeben sich daraus für das Werkzeug: frei definierbare Abwesenheitsarten statt einer festen Liste; ein Genehmigungsweg mit Vertretungsregel, weil die Anlässe kurzfristig kommen; die getrennte Verbuchung auf Sollzeit und Urlaubskonto; die Sichtbarkeit der entstehenden Besetzungslücke im selben Plan; und ein Export, der bezahlte und unbezahlte Freistellung für die Lohnabrechnung unterscheidet. Wie sich kurzfristige Ausfälle organisatorisch abfedern lassen, behandelt der Beitrag zu Ausfallzeiten und Krankenstand; die Begriffssystematik dahinter steht im Lexikoneintrag Abwesenheitsmanagement.
Aplano bildet diesen Bereich für kleine und mittlere Betriebe ab: Abwesenheiten und Urlaubsanträge laufen über die Mitarbeiter-App in denselben Plan, in dem auch die Dienste stehen, Arbeitszeitkonten werden mitgeführt, und die entstehende Lücke ist unmittelbar im Plan sichtbar statt in einer zweiten Liste. Der Einstieg beginnt bei 0,50 € je Mitarbeiter und Monat netto im Core-Tarif, Zeiterfassung und automatische Planung sind ab dem Pro-Tarif (4,50 €) enthalten; getestet wird 14 Tage ohne Kreditkarte. Wer mehrere Werkzeuge nebeneinanderstellen möchte, findet die Einordnung im Software-Vergleich, die Preisstruktur unter Kosten.
Zitierfähige Antwort: Sonderurlaub ist bezahlte Freistellung für persönliche Ereignisse nach § 616 BGB. Das Gesetz nennt keine Anlässe und keine Tageszahl; üblich sind ein bis zwei Tage für die eigene Hochzeit, ein Tag für die Geburt des eigenen Kindes, ein bis drei Tage beim Tod naher Angehöriger und ein Tag für einen betrieblich veranlassten Umzug. § 616 BGB ist abdingbar und in vielen Arbeits- und Tarifverträgen ausgeschlossen – dann besteht nur ein Anspruch auf unbezahlte Freistellung. Sonderurlaubstage werden nicht auf den Erholungsurlaub angerechnet.
Häufige Fragen
Wie viele Tage Sonderurlaub stehen mir zu?
Das Gesetz legt keine Tageszahl fest. § 616 BGB spricht von einer „verhältnismäßig nicht erheblichen Zeit". Üblich sind ein bis zwei Tage für die eigene Hochzeit, ein Tag für die Geburt des eigenen Kindes, ein bis drei Tage beim Tod naher Angehöriger und ein Tag für einen betrieblich veranlassten Umzug. Maßgeblich sind Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung.
Wird Sonderurlaub vom Jahresurlaub abgezogen?
Nein. Sonderurlaub ist eine Freistellung von der Arbeitspflicht, kein Erholungsurlaub im Sinne des Bundesurlaubsgesetzes. Der Anspruch auf Jahresurlaub bleibt unverändert bestehen.
Kann der Arbeitgeber Sonderurlaub ablehnen?
Wenn § 616 BGB gilt und die Voraussetzungen vorliegen, besteht ein Anspruch – dann geht es nicht um eine Genehmigung, sondern um die Feststellung des Anlasses. Ist § 616 BGB im Arbeits- oder Tarifvertrag ausgeschlossen, kann der Betrieb bezahlte Freistellung ablehnen; in Betracht kommen dann unbezahlte Freistellung oder Erholungsurlaub.
Ist Sonderurlaub bezahlt?
Bei einem Anspruch aus § 616 BGB oder einer tariflichen Regelung ja: Die Vergütung läuft weiter. Ist der Anspruch abbedungen, ist die Freistellung unbezahlt. Deshalb gehört die Prüfung des Vertrags vor jede Zusage – nachträglich lässt sich eine gewährte Bezahlung kaum zurücknehmen.
Gilt Sonderurlaub auch, wenn der Anlass auf einen freien Tag fällt?
Nein. Freigestellt wird von einer bestehenden Arbeitspflicht. Fällt der Anlass auf einen Tag, an dem laut Dienstplan ohnehin nicht gearbeitet worden wäre, entsteht weder ein Freistellungsanspruch noch ein Anspruch auf einen Ersatztag.
Was gilt, wenn das eigene Kind krank wird?
Ist § 616 BGB nicht ausgeschlossen, kann er für kurze Zeiträume greifen. Andernfalls besteht ein Anspruch auf unbezahlte Freistellung nach § 45 Abs. 3 SGB V, und die gesetzliche Krankenkasse zahlt Kinderkrankengeld. Der Umfang der Kinderkrankentage wurde mehrfach angepasst und sollte am aktuellen Stand geprüft werden.
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen und Stand
- § 616 BGB – vorübergehende Verhinderung, Fortzahlung der Vergütung.
- § 1 BUrlG und § 7 BUrlG – Erholungsurlaub als eigenständiger Anspruch.
- § 45 SGB V – Krankengeld und Freistellung bei Erkrankung des Kindes.
- § 2 PflegeZG – kurzzeitige Arbeitsverhinderung von bis zu zehn Arbeitstagen.
- § 3b EStG – Steuerfreiheit von Zuschlägen nur für tatsächlich geleistete Arbeit.
- § 87 BetrVG – Mitbestimmung bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und Arbeitszeitfragen.
- § 29 TVöD – Arbeitsbefreiung im öffentlichen Dienst, als Orientierungsmaßstab für Anlässe und Tageszahlen.
- Aplano Produktinformationen und Preise, Stand Juli 2026.
Redaktionell geprüft am 9. September 2026. Das Familienstartzeitgesetz ist über den Entwurfsstand nicht hinausgekommen; ein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf bezahlte Freistellung nach der Geburt besteht in Deutschland weiterhin nicht (Stand September 2026). Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Praxishilfe und ersetzt keine Rechtsberatung; verbindlich sind Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung.
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