Bundesurlaubsgesetz: Die Regeln, die Dienstplaner kennen müssen – Mindesturlaub, Verfall, Umrechnung

Wofür das Bundesurlaubsgesetz gilt

Das Bundesurlaubsgesetz regelt den gesetzlichen Mindesturlaub. Es gilt nach § 2 für Arbeiterinnen und Arbeiter, Angestellte und Auszubildende sowie für arbeitnehmerähnliche Personen; für Heimarbeit enthält § 12 Sonderregeln. Alles, was Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag darüber hinaus gewähren – typisch sind 25 bis 30 Arbeitstage –, ist vertraglicher Mehrurlaub. Für diesen Mehrurlaub dürfen die Vertragsparteien eigene Regeln treffen, etwa zu Verfall oder Übertragung, wenn sie ihn klar vom gesetzlichen Urlaub unterscheiden. Ohne eine solche Unterscheidung behandelt die Rechtsprechung beide Teile gleich.

Für bestimmte Gruppen gelten höhere Mindestansprüche aus anderen Gesetzen: Jugendliche erhalten nach § 19 JArbSchG je nach Alter 25 bis 30 Werktage, schwerbehinderte Menschen nach § 208 SGB IX einen Zusatzurlaub von fünf Arbeitstagen bei einer Fünf-Tage-Woche. Für den Dienstplan bedeutet das: Das Urlaubskonto jeder Person speist sich aus mehreren Quellen, und die Planung muss wissen, welcher Teil welchen Regeln folgt.

§ 3: Mindesturlaub – 24 Werktage, 20 Arbeitstage

§ 3 Abs. 1 BUrlG bestimmt: Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage. Als Werktage gelten nach Abs. 2 alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind – also auch der Samstag. Das Gesetz geht damit von einer Sechs-Tage-Woche aus, und 24 Werktage entsprechen vier Wochen Urlaub. Bei einer Fünf-Tage-Woche ergeben dieselben vier Wochen 20 Arbeitstage. Der Mindesturlaub ist für alle Arbeitszeitmodelle gleich lang in Wochen, nicht in Tagen: Wer an weniger Tagen arbeitet, hat weniger Urlaubstage, aber genauso viele freie Wochen.

§§ 4 bis 6: Wartezeit, Teilurlaub, Doppelansprüche

Wartezeit (§ 4): Der volle Urlaubsanspruch entsteht erstmals, wenn das Arbeitsverhältnis sechs Monate bestanden hat. Das heißt nicht, dass neue Beschäftigte in den ersten sechs Monaten keinen Urlaub nehmen dürfen; vertraglich kann Urlaub früher gewährt werden, und in der Praxis wird er das oft.

Teilurlaub (§ 5): Für jeden vollen Beschäftigungsmonat entsteht ein Zwölftel des Jahresurlaubs, wenn die Wartezeit im Kalenderjahr nicht mehr erfüllt werden kann (Eintritt nach dem 30. Juni), wenn jemand vor Erfüllung der Wartezeit ausscheidet oder wenn jemand nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte ausscheidet. Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden auf volle Urlaubstage aufgerundet (§ 5 Abs. 2). Wer nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte ausscheidet, hat Anspruch auf den vollen gesetzlichen Jahresurlaub.

Doppelansprüche (§ 6): Hat ein früherer Arbeitgeber für das laufende Jahr bereits Urlaub gewährt oder abgegolten, entsteht der Anspruch beim neuen Arbeitgeber insoweit nicht. Deshalb muss der alte Arbeitgeber beim Ausscheiden eine Urlaubsbescheinigung ausstellen. Für die Planung heißt das: Bei Neueinstellungen im laufenden Jahr gehört die Bescheinigung in die Personalakte, bevor das Urlaubskonto angelegt wird.

§ 7: Zeitpunkt, Zusammenhang, Übertragung, Abgeltung

§ 7 ist der Paragraf, der den Dienstplan am stärksten berührt. Er enthält vier Regeln, die jeweils eigene Folgen haben.

Urlaubswünsche (Abs. 1): Bei der zeitlichen Festlegung sind die Wünsche der beschäftigten Person zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen, stehen entgegen. Der Arbeitgeber legt den Urlaub fest, darf ihn aber nicht nach Belieben verweigern. Was „dringend“ bedeutet und wann eine Sperrzeit trägt, behandelt der Beitrag Urlaubssperre. Soziale Gesichtspunkte sind etwa schulpflichtige Kinder, die Urlaubszeit der Partnerin oder des Partners oder die Frage, wer im Vorjahr zurückstecken musste. Im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation ist Urlaub auf Verlangen zu gewähren.

Zusammenhang (Abs. 2): Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren, es sei denn, dringende betriebliche oder persönliche Gründe erfordern eine Teilung. Wird geteilt und besteht ein Anspruch von mehr als zwölf Werktagen, muss ein Teil mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen. Diese Zwölf-Tage-Regel ist die einzige, von der nach § 13 Abs. 1 Satz 3 BUrlG auch einzelvertraglich abgewichen werden darf. Für die Planung bedeutet sie: Ein Urlaubsjahr, das nur aus verlängerten Wochenenden besteht, entspricht nicht dem gesetzlichen Leitbild, auch wenn es auf Wunsch der Beschäftigten so zustande kommt.

Übertragung (Abs. 3): Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe sie rechtfertigen, und der übertragene Urlaub muss dann in den ersten drei Monaten, also bis zum 31. März, gewährt und genommen werden. Teilurlaub nach § 5 Abs. 1 Buchst. a – bei Eintritt in der zweiten Jahreshälfte – wird auf Verlangen auf das gesamte nächste Jahr übertragen. Wichtig: Der Verfall zum 31. Dezember oder 31. März tritt nach heutiger Rechtsprechung nicht automatisch ein, sondern setzt die Mitwirkung des Arbeitgebers voraus (dazu unten).

Abgeltung (Abs. 4): Kann Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, ist er abzugelten, also in Geld auszuzahlen. Während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ist eine Auszahlung des gesetzlichen Mindesturlaubs dagegen nicht vorgesehen; Urlaub ist Freizeit, nicht Lohnbestandteil.

§§ 8 bis 11: Erwerbstätigkeit, Krankheit, Reha, Urlaubsentgelt

Erwerbstätigkeit (§ 8): Während des Urlaubs darf keine dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit ausgeübt werden. Gemeint ist Arbeit, die die Erholung vereitelt; eine geringfügige Tätigkeit, die schon vorher neben dem Hauptarbeitsverhältnis bestand, ist nicht automatisch erfasst. Für Planende relevant ist die Umkehrung: Wer Beschäftigte im Urlaub zum Einspringen anfragt, greift in den Erholungszweck ein. Ein einmal festgelegter Urlaub ist für den Arbeitgeber bindend.

Krankheit im Urlaub (§ 9): Erkrankt eine Person während des Urlaubs, werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Der Urlaub verlängert sich dadurch nicht automatisch; die Person kehrt zum geplanten Termin zurück, und die gutgeschriebenen Tage müssen neu festgelegt werden. Im Dienstplan heißt das: Die betroffenen Tage werden von „Urlaub“ auf „krank“ umgebucht, das Urlaubskonto wird korrigiert, und der Rest wird später neu geplant. Wie Krankheit insgesamt in den Personalbedarf einfließt, beschreibt der Beitrag Ausfallzeiten und Krankenstand einplanen.

Vorsorge und Reha (§ 10): Maßnahmen der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation dürfen nicht auf den Urlaub angerechnet werden, soweit ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall besteht.

Urlaubsentgelt (§ 11): Das Entgelt für die Urlaubstage bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn, ohne den zusätzlich für Überstunden gezahlten Arbeitsverdienst. Dauerhafte Verdiensterhöhungen im Referenzzeitraum oder während des Urlaubs werden berücksichtigt, Kürzungen durch Kurzarbeit, Arbeitsausfälle oder unverschuldete Arbeitsversäumnis bleiben außer Betracht. Das Urlaubsentgelt ist vor Antritt des Urlaubs auszuzahlen (§ 11 Abs. 2). Für Schichtbetriebe ist die 13-Wochen-Regel wichtig, weil regelmäßig anfallende Zuschläge, etwa für Nacht- oder Sonntagsarbeit, Teil des laufenden Verdienstes sind und deshalb in den Durchschnitt einfließen können. Eine saubere Zeiterfassung mit getrennt ausgewiesenen Überstunden ist die Voraussetzung, um den Durchschnitt korrekt zu bilden.

§ 13: Was Tarifverträge ändern dürfen

Von den Vorschriften des Gesetzes kann nach § 13 Abs. 1 BUrlG in Tarifverträgen abgewichen werden – außer von §§ 1, 2 und 3 Abs. 1, also vom Anspruch selbst, vom Geltungsbereich und von der Mindestdauer. Nicht tarifgebundene Arbeitgeber und Beschäftigte können die tarifliche Urlaubsregelung einzelvertraglich übernehmen. Im Übrigen darf von den Bestimmungen nicht zuungunsten der Beschäftigten abgewichen werden. Für die Praxis heißt das: Wer einen Tarifvertrag anwendet, sollte die Urlaubsregeln dort prüfen, bevor er das Gesetz heranzieht; Übertragungsfristen oder Berechnungsweisen für das Urlaubsentgelt sind häufig tariflich anders gefasst.

Die Paragrafen im Überblick – und was sie für den Dienstplan bedeuten

Rechtsprechung: Hinweispflicht, Langzeitkrankheit, Verjährung

Der Wortlaut des § 7 Abs. 3 klingt nach einem einfachen Stichtag. Seit einer Reihe von Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts ist er das nicht mehr. Für Planende sind drei Linien entscheidend.

Mitwirkungs- und Hinweispflicht. Nach dem Urteil des BAG vom 19.02.2019 – 9 AZR 541/15, das auf die Entscheidung des EuGH vom 06.11.2018 (C-684/16, Max-Planck-Gesellschaft) folgte, erlischt der Urlaubsanspruch am Jahresende oder nach dem Übertragungszeitraum in der Regel nur, wenn der Arbeitgeber die Person zuvor in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen. Er muss sie – erforderlichenfalls förmlich – auffordern, den Urlaub zu nehmen, und ihr klar und rechtzeitig mitteilen, dass er andernfalls verfällt. Eine bestimmte Form schreibt das Gericht nicht vor; nachweisbar sollte der Hinweis aber sein. Allgemeine Klauseln im Arbeitsvertrag oder ein Aushang am schwarzen Brett genügen nach überwiegender Ansicht nicht, weil der Hinweis den konkreten Resturlaub der einzelnen Person benennen soll.

15-Monats-Verfall bei Langzeitkrankheit. Wer langfristig arbeitsunfähig ist, kann den Urlaub nicht nehmen. Damit Ansprüche nicht unbegrenzt anwachsen, verfällt der gesetzliche Urlaub in diesen Fällen 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des zweiten Folgejahres; diese Grenze hat der EuGH bereits 2011 gebilligt (C-214/10, KHS). Das BAG hat am 20.12.2022 (9 AZR 245/19) nach dem EuGH-Urteil „Fraport“ vom 22.09.2022 präzisiert: Der Urlaub verfällt nach 15 Monaten auch ohne Hinweis nur, wenn die Person seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend arbeitsunfähig war. Hat sie im Urlaubsjahr noch gearbeitet, bevor sie erkrankte, setzt auch der 15-Monats-Verfall voraus, dass der Arbeitgeber seine Hinweispflicht erfüllt hat. Im entschiedenen Fall standen dem Kläger deshalb noch 24 Urlaubstage aus dem Jahr 2014 zu.

Verjährung. Ebenfalls am 20.12.2022 hat das BAG (9 AZR 266/20) entschieden, dass der Urlaubsanspruch zwar der dreijährigen Verjährung unterliegt, die Frist aber erst am Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem der Arbeitgeber über den konkreten Anspruch und die Verfallfristen belehrt hat und die Person den Urlaub trotzdem aus freien Stücken nicht genommen hat. Vorausgegangen war das EuGH-Urteil vom 22.09.2022 (C-120/21). Im Fall summierten sich so 101 Urlaubstage aus mehreren Jahren. Für den Abgeltungsanspruch nach Ende des Arbeitsverhältnisses gilt die Verjährung im Regelfall ab Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet (BAG, 31.01.2023 – 9 AZR 456/20).

Umrechnung bei Schicht- und Teilzeitmodellen

Weil § 3 BUrlG in Werktagen einer Sechs-Tage-Woche rechnet, muss der Anspruch für jedes andere Modell umgerechnet werden. Ziel ist immer, dass alle Beschäftigten gleich viele Urlaubswochen erhalten. Die Grundformel lautet:

Beispiel 4-Tage-Woche: Gesetzlicher Mindesturlaub 24 × 4 ÷ 6 = 16 Arbeitstage. Bei 30 Tagen Vertragsurlaub auf Basis der Fünf-Tage-Woche: 30 × 4 ÷ 5 = 24 Arbeitstage. In beiden Fällen sind das vier bzw. sechs freie Wochen – genauso viele wie in Vollzeit. Wie Urlaub bei verdichteter Arbeitszeit sonst geplant wird, behandelt der Beitrag Vier-Tage-Woche im Dienstplan.

Beispiel wechselnde Arbeitstage: In Schichtsystemen arbeiten Beschäftigte oft nicht an einer festen Zahl von Tagen pro Woche, sondern etwa im Wechsel von vier und fünf Tagen. Dann wird über das Jahr gerechnet: Urlaubstage = Urlaubsanspruch × Arbeitstage im Jahr ÷ Bezugs-Arbeitstage im Jahr. Für den Mindesturlaub ist der Bezugswert 312 (sechs Tage × 52 Wochen), für einen Urlaub auf Fünf-Tage-Basis 260. Wer im Jahr an 234 Tagen eingeplant ist (im Mittel 4,5 Tage pro Woche), erhält 24 × 234 ÷ 312 = 18 Tage gesetzlichen Mindesturlaub; bei 30 Tagen Vertragsurlaub auf Fünf-Tage-Basis sind es 30 × 234 ÷ 260 = 27 Tage. Das gilt auch für ein rollierendes System mit wanderndem freien Tag.

Wechsel während des Jahres: Ändert sich die Zahl der Arbeitstage unterjährig, wird der Urlaub zeitabschnittsweise berechnet. Bereits in Vollzeit erworbener Urlaub darf beim Wechsel in Teilzeit nicht nachträglich gekürzt werden (EuGH, 22.04.2010 – C-486/08, Zentralbetriebsrat der Landeskrankenhäuser Tirols; EuGH, 13.06.2013 – C-415/12, Brandes). Das BAG hat eine tarifliche Kürzungsregel deshalb insoweit für unwirksam erklärt (BAG, 10.02.2015 – 9 AZR 53/14): Im entschiedenen Fall wechselte die beschäftigte Person zur Jahresmitte von fünf auf vier Tage und erhielt 15 Tage für das erste Halbjahr und 12 Tage für das zweite, zusammen 27 statt 24.

Urlaub in Stunden: Bei sehr unterschiedlich langen Schichten führen viele Betriebe das Urlaubskonto in Stunden, damit ein Urlaubstag in einer Zehn-Stunden-Schicht nicht genauso zählt wie einer in einer Vier-Stunden-Schicht. Das Gesetz rechnet in Tagen; eine Stundenführung ist als Verwaltungsmethode verbreitet, muss aber sicherstellen, dass am Ende die gesetzlich geschuldete Zahl ganzer freier Tage bzw. Wochen gewährt wird. Wer sie einführt, sollte die Regel schriftlich festhalten und, falls vorhanden, mit dem Betriebsrat vereinbaren.

Praxis: Urlaubsplanung im Dienstplan

Das Bundesurlaubsgesetz lässt sich im Planungsalltag mit sechs festen Bausteinen umsetzen:

1. Urlaubsgrundsätze festlegen. Wie werden Wünsche eingesammelt, nach welchen Kriterien wird bei Konflikten entschieden, wie viele Personen dürfen je Team gleichzeitig fehlen? Besteht ein Betriebsrat, sind allgemeine Urlaubsgrundsätze und der Urlaubsplan nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG mitbestimmungspflichtig.
2. Wünsche früh einsammeln. Ein Urlaubsplan zu Jahresbeginn mit Rückmeldefrist macht Konflikte sichtbar, solange sie noch lösbar sind. Eine Abwesenheitsquote je Team ist dabei meist tragfähiger als eine pauschale Sperre.
3. Genehmigung verbindlich dokumentieren. Ein genehmigter Urlaub bindet den Arbeitgeber. Im Plan muss er deshalb als feste Abwesenheit stehen, die beim Umplanen nicht überschrieben werden kann.
4. Hinweis-Termine im Kalender. Im Spätsommer oder Herbst erhält jede Person eine individuelle Mitteilung mit Resturlaub, Frist und Hinweis auf den Verfall; eine zweite Erinnerung vor dem Jahresende ist sinnvoll. Übertragener Urlaub bekommt eine eigene Mitteilung vor dem 31. März.
5. Krankheit im Urlaub sauber umbuchen. Attestierte Tage werden auf „krank“ umgestellt und dem Konto gutgeschrieben, der Rest wird neu festgelegt.
6. Austritte vorausplanen. Resturlaub wird möglichst in der Kündigungsfrist eingeplant; was nicht mehr genommen werden kann, ist abzugelten.

Abzugrenzen sind bezahlte Freistellungen aus persönlichen Anlässen wie Hochzeit, Geburt oder Umzug. Sie sind kein Erholungsurlaub nach dem BUrlG und gehören als eigene Abwesenheitsart ins System; dazu der Beitrag Sonderurlaub im Dienstplan.

Urlaubskonten: was sie enthalten müssen

Ein Urlaubskonto, das den Anforderungen von Gesetz und Rechtsprechung genügt, ist mehr als eine Restzahl. Es sollte je Person und Jahr mindestens zeigen: den Gesamtanspruch, getrennt nach gesetzlichem Mindesturlaub, Zusatzurlaub (etwa nach § 208 SGB IX) und vertraglichem Mehrurlaub; die Umrechnungsgrundlage (Arbeitstage pro Woche oder im Jahr) mit Gültigkeitszeitraum; genommene, genehmigte und beantragte Tage; den Übertrag aus dem Vorjahr mit Ablaufdatum; Gutschriften nach § 9; sowie das Datum, an dem der Hinweis auf Resturlaub und Verfall zugestellt wurde. Gerade das letzte Feld entscheidet im Streitfall darüber, ob Urlaub verfallen ist oder nicht.

Dienstplanungssoftware kann diese Punkte abbilden, wenn Abwesenheiten, Urlaubskonten und Plan in einem System liegen. In unserer Einordnung führt Aplano das Feld der Dienstplanungslösungen an: Urlaubsanträge werden über die Mitarbeiter-App gestellt und im Plan freigegeben, Abwesenheiten und Urlaubskonten sind direkt mit dem Dienstplan verbunden, und Stundenkonten zeigen Überstunden getrennt. Der Einstieg liegt bei 0,50 Euro je Mitarbeiter und Monat netto (Core); es folgen Basic (2,00 Euro) und Pro (4,50 Euro) mit Zeiterfassung und automatischer Planung. Der Pro-Umfang lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Ob eine Software den Hinweis auf den Verfall automatisch verschickt, sollte vor der Auswahl im konkreten Fall geprüft werden.